Gestão de riscos

Gerir riscos significa antecipá-los e planear o que fazer caso ocorram. Isso poupa tempo, dinheiro e esforço, reduz a pressão desnecessária sobre a equipa e evita alguns problemas, tornando outros menos prováveis.

A gestão dos riscos faz parte do trabalho diário do gestor de projeto. Ajuda-o a manter o controlo, preparando-o para acontecimentos que possam afetar o projeto.

Fundamentos da gestão dos riscos

A gestão dos riscos inclui planear como gerir os riscos, identificá-los, analisá-los qualitativa e quantitativamente, planear respostas e monitorizar e controlar essas respostas. Estes esforços tornam mais prováveis os acontecimentos positivos e menos prováveis os negativos.

Ameaças e oportunidades

As ameaças são acontecimentos que, se ocorrerem, podem prejudicar o projeto. As oportunidades são acontecimentos que, se ocorrerem, podem beneficiar o projeto.

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Esta lição estima que é possível eliminar até 90% das ameaças identificadas e investigadas durante a gestão dos riscos.

Incerteza

A incerteza é a falta de conhecimento sobre um acontecimento que poderá ocorrer. Reduz a confiança nas conclusões retiradas dos dados disponíveis.

Fatores de risco

• Qual é a probabilidade de o acontecimento ocorrer?
• Que impacto teria?
• Em que momento do projeto poderia ocorrer?
• Quantas vezes poderia ocorrer?

Aversão, tolerância e limiares de risco

Uma pessoa que evita correr riscos tem aversão ao risco. A tolerância ao risco é o grau ou nível de risco considerado aceitável. Um limiar de risco é o ponto específico a partir do qual o risco se torna inaceitável.

O processo de gestão dos riscos

Uma gestão eficaz dos riscos implica incluir o risco como ponto permanente em todas as reuniões e dispor sempre de um plano para a ocorrência de riscos. Um planeamento sólido das respostas permite eliminar riscos mesmo quando estes se concretizam. Assim, o gestor de projeto dispõe de mais tempo para outros trabalhos essenciais do projeto.

Os seis processos de gestão dos riscos são:

1. Planear a gestão dos riscos
2. Identificar os riscos
3. Efetuar a análise qualitativa dos riscos
4. Efetuar a análise quantitativa dos riscos
5. Planear as respostas aos riscos
6. Monitorizar e controlar os riscos

Planear a gestão dos riscos

Envolva o gestor de projeto, o patrocinador, a equipa, o cliente, outras partes interessadas e especialistas. Estruture a gestão dos riscos de acordo com a dimensão e a complexidade do projeto e com as competências das pessoas envolvidas. Aproveite a experiência de projetos anteriores e adapte o trabalho para além da lista de verificação habitual.

Planeie quanto tempo vai dedicar à gestão dos riscos, de que recursos vai precisar e como vai conduzir o processo. Utilize os ativos dos processos organizacionais para orientar o plano.

Plano de gestão dos riscos

O plano de gestão dos riscos pode incluir os seguintes elementos.

• Metodologia. Defina como será efetuada a gestão dos riscos.
• Funções e responsabilidades. Identifique quem realizará o trabalho de gestão dos riscos.
• Orçamentação. Determine o custo da gestão dos riscos.
• Calendarização. Determine quando deve começar a gestão dos riscos.
• Categorias de risco. Defina como agrupar os riscos.
• Definições de probabilidade e impacto. Ambos são normalmente classificados de 1 (mais baixo) a 10 (mais alto). Duas pessoas que atribuam a um risco uma classificação de 6 podem estar a exprimir avaliações diferentes. As definições normalizam estas classificações subjetivas e ajudam as equipas a comparar os riscos entre projetos.
• Tolerância das partes interessadas. Identifique, durante a iniciação, a tolerância das partes interessadas em diferentes categorias, como custos e qualidade, e esclareça regularmente esses níveis.
• Formatos dos relatórios. Identifique e finalize o formato dos relatórios de gestão dos riscos.
• Acompanhamento. Defina como as pessoas envolvidas no projeto acompanharão os riscos regularmente.

Categorias de risco

As categorias gerais podem refletir fontes de risco que a organização já encontrou.

• Externos. Governo, regulamentação, ambiente e mercado.
• Internos. Serviço, satisfação do cliente, custos e qualidade.
• Técnicos. Alterações tecnológicas.
• Imprevisíveis. A lição estima que cerca de 9% a 10% dos riscos poderão ser imprevisíveis.

Tipos de risco

• Risco empresarial. Pode resultar num ganho ou numa perda.
• Risco puro (segurável). Só pode resultar numa perda, como em caso de roubo ou incêndio.

Identificar os riscos

Fale com as partes interessadas e com pessoas de fora desse grupo. Reveja os ativos dos processos organizacionais. Comece na iniciação do projeto, identificando os riscos de alto nível enquanto elabora o termo de abertura do projeto. Identifique os riscos detalhados durante o planeamento. A linha de base do âmbito é uma entrada fundamental e inclui a declaração do âmbito do projeto, a WBS e o dicionário da WBS.

Revisão da documentação

Reveja documentos pertinentes, como lições aprendidas, artigos e ativos dos processos organizacionais.

Técnicas de recolha de informações

A identificação de riscos utiliza várias técnicas semelhantes às usadas na recolha de requisitos.

Geração de ideias

Reúna um grupo para identificar os riscos do projeto.

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Técnica Delphi

Consulte anonimamente um grupo de especialistas. Envie-lhes uma lista das informações de que precisa, compile as respostas e devolva os resultados para outra ronda de revisão. Repita até os especialistas chegarem a consenso.

Entrevistas

Entreviste participantes do projeto, partes interessadas e especialistas para identificar riscos.

Análise da causa de fundo

Encontre as causas de fundo dos riscos conhecidos e utilize-as para identificar riscos adicionais.

Análise SWOT

SWOT é a sigla em inglês para pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças. Identifique os pontos fortes e fracos do projeto para ajudar a determinar os seus riscos.

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Técnicas adicionais de identificação

• Análise de listas de verificação. Utilize a lista de verificação das categorias de risco para identificar riscos adicionais.
• Análise de premissas. Identifique as premissas do projeto e teste a sua validade para descobrir riscos.
• Elaboração de diagramas. Utilize técnicas como diagramas de causa e efeito e fluxogramas de processos para identificar riscos.

Registo dos riscos

O processo Identificar os riscos produz o registo dos riscos. É um documento dinâmico que a equipa atualiza ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Guarde-o com os documentos do projeto e conserve-o nos registos históricos para projetos futuros.

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O registo inclui a lista dos riscos, as possíveis respostas, as causas de fundo e as categorias de risco atualizadas.

Efetuar a análise qualitativa dos riscos

A análise qualitativa dos riscos é uma avaliação subjetiva dos riscos identificados e do momento em que podem ocorrer durante o projeto. Classifique a probabilidade de cada risco numa escala, por exemplo, baixo, médio e alto, ou de 1 a 10. Classifique também o impacto numa escala adequada.

Matriz de probabilidade e impacto

Utilize a matriz para identificar os riscos que exigem uma resposta imediata. Adapte-a às necessidades do projeto ou utilize um modelo normalizado da empresa. Uma matriz normalizada facilita a reprodução dos resultados entre projetos.

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Avaliação da qualidade dos dados sobre riscos

Recolha dados sobre os riscos identificados e avalie se são suficientemente precisos para uma análise qualitativa. Para cada risco, considere até que ponto é compreendido, que dados existem e qual a qualidade, fiabilidade e integridade desses dados.

Categorização dos riscos

Classifique os riscos individualmente ou agrupe-os por categoria. Isto mostra que tipos de pacotes de trabalho, processos, pessoas ou outras causas potenciais concentram mais riscos.

Avaliação da urgência dos riscos

Determine que riscos exigem atenção urgente enquanto identifica riscos e planeia respostas. Considere a urgência em conjunto com as classificações de probabilidade e impacto.

Atualizações do registo dos riscos após a análise qualitativa

• A classificação do risco do projeto em comparação com outros projetos.
• Os riscos por ordem de prioridade e as respetivas classificações de probabilidade e impacto.
• Os riscos agrupados por categoria.
• Os riscos que exigem análise e resposta adicionais.
• Os riscos que exigem análise adicional a curto prazo.
• Uma lista de vigilância dos riscos não críticos.
• Tendências.

Efetuar a análise quantitativa dos riscos

A análise quantitativa dos riscos sucede à qualitativa e analisa numericamente a probabilidade e o impacto. Utilize-a para identificar as respostas que exigem atenção urgente, determinar a exposição do projeto ao risco e o impacto nos seus objetivos, estimar as reservas de custos e de prazo necessárias caso os riscos ocorram e identificar os riscos que precisam de mais atenção.

Técnicas para quantificar a probabilidade e o impacto

• Entrevistas
• Estimativa de custos e de tempo
• Técnica Delphi
• Registos históricos
• Parecer de especialistas
• Análise do valor monetário esperado
• Análise de Monte Carlo
• Árvores de decisão

Análise de Monte Carlo

A análise de Monte Carlo utiliza um programa informático para simular resultados de custos ou de cronograma do projeto. As principais entradas são o diagrama de rede e as estimativas para concluir o projeto.

• Avalia o risco global do projeto.
• Estima a probabilidade de concluir o projeto numa data específica ou com um custo específico.
• Estima a probabilidade de uma atividade integrar o caminho crítico.
• Considera a convergência de caminhos na rede do projeto.
• Avalia os impactos nos custos e no cronograma.
• Produz uma distribuição de probabilidade.

Árvore de decisão

Uma árvore de decisão modela uma situação real e ajuda a comparar várias alternativas em simultâneo. Tem em conta acontecimentos futuros ao tomar uma decisão hoje, ajuda a calcular o valor monetário esperado em situações complexas e envolve resultados mutuamente exclusivos.

Resultados da análise quantitativa dos riscos

• Uma lista priorizada dos riscos quantificados.
• O montante necessário de reservas de contingência de tempo e de custos.
• Datas de conclusão e custos do projeto realistas e exequíveis, com níveis de confiança, comparados com os objetivos de tempo e custos do projeto.
• A probabilidade quantificada de cumprir os objetivos do projeto.
• Tendências na análise quantitativa dos riscos.

Planear as respostas aos riscos

Planeie formas de reduzir ou eliminar ameaças e aumentar o impacto das oportunidades. Procure eliminar as ameaças antes de ocorrerem e fazer com que as oportunidades se concretizem. Reduza a probabilidade e o impacto das ameaças e aumente a probabilidade e o impacto das oportunidades.

Para ameaças que não possam ser mitigadas, prepare um plano de contingência sólido e uma resposta alternativa caso esse plano falhe. O tempo e os recursos limitam o número de riscos que pode eliminar. Reveja os riscos ao longo de todo o projeto. Continue a análise qualitativa e quantitativa e o planeamento das respostas depois de o trabalho começar.

Estratégias de resposta a ameaças

• Evitar. Eliminar a causa para eliminar a ameaça.
• Mitigar. Reduzir o impacto de um risco que não pode ser eliminado.
• Transferir. Transferir o risco para outra parte, por exemplo, recorrendo a seguros, garantias contratuais ou outras garantias.

Estratégias de resposta a oportunidades

• Explorar. Acrescentar trabalho ou alterar o projeto para assegurar que a oportunidade se concretiza.
• Potenciar. Aumentar a probabilidade e o impacto positivo da oportunidade.
• Partilhar. Atribuir a responsabilidade pela oportunidade a um terceiro.

Aceitação e seleção da resposta

Aceitar é uma opção para ameaças e oportunidades. Na aceitação passiva, decida o que fazer se o acontecimento ocorrer. Na aceitação ativa, planeie contingências e constitua reservas de tempo e de custos. Comunique às partes interessadas a decisão de aceitar um risco.

Defina um prazo para executar cada resposta e ajuste o esforço à gravidade do risco. Uma resposta pode abranger vários acontecimentos. O gestor de projeto, a equipa, as partes interessadas ou especialistas podem selecionar uma estratégia.

Resultados do processo Planear as respostas aos riscos

Atualize o registo dos riscos, o plano de gestão do projeto e os documentos do projeto. Ao rever o plano de gestão do projeto, acrescente ou retire atividades e pacotes de trabalho ou atribua-os a outros recursos. Isso torna o planeamento um processo iterativo.

Atualize os documentos utilizados na gestão do projeto com os seguintes dados, conforme aplicável.

• Riscos residuais. Riscos que subsistem após o planeamento das respostas. Aceite estes riscos e elabore planos de contingência para eles.
• Planos de contingência. Especifique o que fazer caso se concretizem determinadas oportunidades ou ameaças.
• Responsáveis pelas respostas aos riscos. Designe pessoas para elaborar respostas e executá-las se ocorrer uma ameaça ou oportunidade.
• Riscos secundários. Riscos que podem surgir da implementação de uma resposta.
• Fatores de desencadeamento de riscos. Acontecimentos que acionam uma resposta de contingência.
• Contratos. Registe no registo dos riscos os contratos celebrados para tratar riscos.
• Planos alternativos. Especifique o que fazer se os planos de contingência ou de resposta aos riscos não forem eficazes.
• Reservas de contingência. Constitua reservas tanto para riscos de tempo como para riscos de custos.

Monitorizar e controlar os riscos

• Vigie os fatores de desencadeamento de riscos.
• Identifique e monitorize os riscos residuais.
• Repita a identificação, a análise e a monitorização dos riscos ao longo do projeto.
• Avalie se o plano de resposta aos riscos é eficaz.
• Recolha e comunique informações sobre o estado dos riscos.
• Monitorize o rigor com que são seguidos os procedimentos de gestão dos riscos.
• Determine se são necessárias respostas adicionais.
• Recomende ações corretivas.
• Procure efeitos ou consequências inesperados.
• Atualize os planos de gestão e de resposta aos riscos.
• Analise os desvios e as tendências.
• Utilize as reservas de contingência e ajuste-as em função das alterações aprovadas.

Técnicas para monitorizar e controlar os riscos

• Soluções de recurso. Elabore respostas não planeadas a acontecimentos ou problemas imprevistos do projeto.
• Reavaliações dos riscos. Reveja periodicamente o plano de gestão dos riscos e o registo dos riscos e atualize a documentação conforme necessário.
• Auditorias dos riscos. Verifique se todos os riscos foram identificados, se cada risco importante tem um plano de mitigação e se os responsáveis pelas respostas estão preparados para agir.
• Análise de reservas. Durante a execução, verifique a reserva que resta e a que poderá ser necessária.
• Reuniões de acompanhamento. Faça do risco um dos temas principais de todas as reuniões de acompanhamento do projeto com a equipa.
• Encerramento de riscos. Encerre os riscos que já não se aplicam para que a equipa se possa concentrar nos que continuam em aberto.

Resultados do processo Monitorizar e controlar os riscos

• Atualizações do registo dos riscos
• Pedidos de alteração e ações preventivas e corretivas recomendadas
• Atualizações do plano de gestão do projeto
• Atualizações dos documentos do projeto
• Atualizações dos ativos dos processos organizacionais