Gestão das partes interessadas

As partes interessadas são as pessoas afetadas por um projeto. A sua gestão envolve identificá-las, analisar as suas expectativas e influência, definir formas de trabalhar com elas e pôr essas estratégias em prática. Comunique com frequência para compreender as suas necessidades e expectativas. A maioria dos problemas com as partes interessadas surge por falta de comunicação, pelo que deve tratar os problemas à medida que surgem. Faça a gestão de interesses concorrentes e envolva as partes interessadas nas decisões e atividades principais do projeto.

O gestor de projeto precisa de compreender e gerir eficazmente as necessidades e a influência das partes interessadas.

Identificar as partes interessadas

Identificar as partes interessadas é o processo de determinar quem é afetado pelo projeto e o grau de atenção a dedicar a cada parte interessada. Estas podem incluir clientes, patrocinadores, colaboradores, a direção, o governo e a sociedade. Podem influenciar os entregáveis do projeto de forma positiva ou negativa.

Identifique cedo as necessidades das partes interessadas para que os seus requisitos e pontos de vista sejam considerados. Agrupe-as em função do interesse no projeto, da influência no resultado e do nível de envolvimento. Estabeleça relações cordiais centradas no sucesso do projeto.

Entradas do processo Identificar as partes interessadas

• Termo de abertura do projeto. Identifique as partes internas e externas ligadas ao projeto.
• Documentos de aquisição. As partes num contrato de aquisição são partes interessadas fundamentais do projeto.

Análise de partes interessadas

Recorra a análises qualitativas e quantitativas ao longo do projeto para identificar os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas. A análise revela também relações que podem ajudar a estabelecer parcerias e aumentar a probabilidade de sucesso do projeto.

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Siga estas etapas para analisar as partes interessadas.

1. Identifique as potenciais partes interessadas e registe as suas funções, departamentos, interesses, conhecimentos, expectativas e níveis de influência.
2. Identifique e avalie o impacto potencial de cada parte interessada.
3. Classifique as partes interessadas em grupos consoante o seu impacto potencial.
4. Considere como as partes interessadas poderão reagir em diferentes situações.
5. Planeie como reforçar o apoio e reduzir a influência negativa.

Entre os modelos de classificação mais comuns estão os seguintes.

• Matriz de poder/interesse. Agrupa as partes interessadas em função da sua autoridade e do seu interesse nos resultados do projeto.
• Matriz de poder/influência. Agrupa as partes interessadas em função da sua autoridade e do seu envolvimento no projeto.
• Matriz de poder/impacto. Agrupa as partes interessadas em função da sua autoridade e capacidade de provocar alterações nas atividades do projeto.
• Modelo de saliência. Agrupa as partes interessadas em função do poder, da urgência e da legitimidade.

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Geração de ideias

Recorra a sessões de geração de ideias para identificar potenciais partes interessadas na direção de topo, noutros departamentos e nos organismos reguladores. Aproveite as lições aprendidas e consulte gestores de projetos semelhantes, especialistas e consultores.

Resultados do processo Identificar as partes interessadas

Atualize regularmente o registo das partes interessadas à medida que obtém mais informações. O registo contém os seguintes dados.

• Dados das partes interessadas. Nome, cargo na organização, localização, função no projeto, número de telefone profissional e endereço de e-mail.
• Requisitos das partes interessadas. Expectativas principais, requisitos importantes e envolvimento no projeto.
• Classificação das partes interessadas. Indicação de se tratar de uma parte interna ou externa e de apoiar o projeto, oferecer resistência ou manter-se neutra.

Planear a gestão das partes interessadas

Planeie como gerir as expectativas e a influência das partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto. O plano orienta as interações com as partes interessadas em benefício do projeto. Utilize-o para orientar os seus contributos, gerir as expectativas e atingir os objetivos do projeto.

Entradas do processo Planear a gestão das partes interessadas

• Plano de gestão do projeto. Reveja os processos de cada etapa do projeto, a forma como o trabalho será realizado, como os recursos humanos serão planeados e utilizados, o procedimento de gestão de alterações e o plano de gestão da comunicação.
• Registo das partes interessadas. Reveja os interesses, o envolvimento e a autoridade de cada parte interessada.
• Fatores ambientais da empresa. Tenha em conta a cultura, a estrutura e o clima político da organização.
• Ativos dos processos organizacionais. Utilize as lições de projetos anteriores e as informações históricas para compreender o comportamento das partes interessadas e planear a sua resposta.

Técnicas analíticas

Recorra ao parecer de especialistas para decidir o nível de envolvimento necessário de cada parte interessada em cada etapa. As reuniões e discussões podem ajudar a estabelecer esses níveis. Classifique o envolvimento das partes interessadas da seguinte forma.

• Alheia. A parte interessada pode desconhecer o potencial ou o impacto do projeto.
• Resistente. A parte interessada resiste às alterações ao projeto.
• Neutra. A parte interessada deixa o projeto avançar sem o apoiar nem lhe oferecer resistência.
• Apoiante. A parte interessada apoia a mudança e compreende o potencial do projeto.
• Líder. A parte interessada apoia o projeto e assume a liderança quando necessário para o ajudar a ter sucesso.

Uma matriz de avaliação do envolvimento das partes interessadas mostra os níveis de envolvimento atual e desejado. Na matriz, C indica o nível atual e D indica o nível desejado.

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Resultados do processo Planear a gestão das partes interessadas

O plano de gestão das partes interessadas faz parte do plano de gestão do projeto. Descreve estratégias para envolver as partes interessadas. O grau de formalidade exigido nas aquisições não se aplica aqui. As necessidades do projeto determinam se o plano será formal ou informal, detalhado ou de alto nível.

Ao atualizar o plano de gestão das partes interessadas, reveja as premissas em que se baseia para verificar a sua exatidão e pertinência. Outros resultados incluem atualizações do cronograma do projeto e do registo das partes interessadas.

Gerir o envolvimento das partes interessadas

Comunique e trabalhe com as partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto para satisfazer as suas necessidades e expectativas, resolver problemas à medida que surgem e envolvê-las adequadamente nas atividades do projeto. O objetivo é reforçar o apoio ao sucesso do projeto.

• Mantenha o compromisso das partes interessadas em todas as etapas.
• Recorra à negociação e à comunicação para corresponder às expectativas das partes interessadas.
• Antecipe problemas e trate das possíveis preocupações ao longo do projeto.

A influência das partes interessadas é maior no início do projeto e diminui à medida que o trabalho avança. Peça ajuda ao patrocinador quando necessário.

Entradas do processo Gerir o envolvimento das partes interessadas

As entradas incluem o plano de gestão das partes interessadas, o plano de gestão da comunicação, o registo de alterações e os ativos dos processos organizacionais. O plano de gestão da comunicação regista as necessidades de comunicação das partes interessadas. Como utilizam a informação para diferentes fins, ajuste o formato, o nível de detalhe, o conteúdo e a linguagem conforme necessário.

Ferramentas e técnicas

Utilize métodos de comunicação como o e-mail, as reuniões, as atualizações de processos na intranet e as salas de gestão de crise. Pratique a escuta ativa, crie confiança, resolva conflitos e ajude as partes interessadas a ultrapassar a resistência à mudança.

Utilize competências de gestão para facilitar o consenso sobre os objetivos do projeto, influenciar as pessoas a apoiá-lo, negociar acordos que satisfaçam as necessidades do projeto e ajudar a organização a mudar o seu comportamento para aceitar os resultados do projeto.

Resultados do processo Gerir o envolvimento das partes interessadas

Entre os resultados comuns estão os registos de problemas, os pedidos de alteração e as atualizações do plano de gestão do projeto e dos seus documentos. Atualize os ativos dos processos organizacionais com as seguintes informações.

• Notificações às partes interessadas. Partilhe atualizações do projeto e informe as partes interessadas quando os problemas forem encerrados.
• Relatórios do projeto. Inclua painéis de acompanhamento, lições aprendidas e registos de problemas.
• Apresentações do projeto. Inclua apresentações formais e informais.
• Registos do projeto. Inclua correspondência, memorandos e atas de reuniões.
• Feedback das partes interessadas. Registe o feedback das partes interessadas.
• Lições aprendidas. Documente as lições aprendidas no projeto.

Controlar o envolvimento das partes interessadas

Monitorize as relações com as partes interessadas do projeto e ajuste as estratégias e os planos de envolvimento conforme necessário. Continue a acompanhar o envolvimento durante todo o projeto.